Zapytanie ofertowe nr EOG/2/2015
Na podstawie Umowy Nr 556/2014/Wn-02/OP-XN-02/D w sprawie Projektu „BIO+ - bioróżnorodni, bioświadomi, bioodpowiedzialni w województwie kujawsko – pomorskim” dofinansowanego ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 zwracam się z zapytaniem ofertowym na organizację i przeprowadzenie 14 szkoleń dla uczniów szkół rolniczych i rolników oraz 13 zajęć praktycznych dla dzieci szkół podstawowych, gimnazjów i młodzieży szkół średnich w terenie oraz organizacji imprezy przyrodniczo-plenerowej pn. Święto Łąk
I. Zamawiający
1. Gostynińsko – Włocławski Park Krajobrazowy
ul. Zamkowa 11
87 – 820 Kowal
NIP: 888 10 60 672
Regon: 000839932
Tel.: 54 284 – 22 – 26
Fax: 54 274 – 11 – 05
e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Reprezentowany przez Pana Witolda Kwapińskiego, na podstawie Uchwały nr 21/697/14 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 21.05.2014r w sprawie wyrażenia zgody na dokonanie czynności przekraczającej zakres pełnomocnictwa
ul. Plac Teatralny 2
87 – 100 Toruń
NIP: 956 19 45 671
Tel.: 56 62 – 18 – 255
Fax: 56 62 – 18 – 553
e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
2. Godziny pracy Zamawiającego: 7:30 – 15:30
II. Tryb udzielania zamówienia
Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienia ofertowego.
III. Opis przedmiotu zamówienia
Część I
1. Zajęcia (szkolenia, praktyczne animacje przyrodnicze)
Termin szkoleń:
- styczeń - kwiecień 2015 r. (5 zajęć; w tym 3 szkolenia dla rolników + 2 praktyczne animacje przyrodnicze)
- maj – sierpnia 2015 r. (5 szkoleń; w tym 2 szkolenia dla rolników + 3 praktyczne animacje przyrodnicze)
- wrzesień – grudzień 2015 r. (9 szkoleń; w tym 4 szkolenia dla rolników + 5 praktyczne animacje przyrodnicze)
- styczeń – kwiecień 2016 r. (8 szkoleń; w tym 5 szkolenia dla rolników + 3 praktyczne animacje przyrodnicze)
Realizatorzy szkoleń:
- osoby posiadające wykształcenie wyższe rolnicze, przyrodnicze oraz posiadające stosowną wiedzę i doświadczenie min. 5 letnie z zakresu ekologicznych metod produkcji i ochrony środowiska. Zajęcia powinny być realizowane przez 4 osoby.
Tematy zajęć:
- Bioróżnorodność w aspekcie rolnictwa – 7 szkoleń x 3 h x 15 osób, w sumie dla 105 osób; (konspekt ; załącznik nr 3.)
- Rolnictwo ekologiczne sprzymierzeniec środowiska naturalnego - 7 szkoleń x 3 h x 15 osób, w sumie dla 105 osób; (konspekt ; załącznik nr 4.)
Odbiorcy i miejsce realizacji: Szkolenia dotyczące bioróżnorodności i rolnictwa ekologicznego przeznaczone dla młodzieży szkół średnich, wyższych rolniczych oraz rolników, prowadzone na terenie województwa kujawsko-pomorskiego (np. szkoły, UG, świetlice, KPODR Minikowo, Centra Edukacji itd.)., zgodnie z podanymi konspektami.
- Ekosystemy Doliny Noteci - 13 zajęć o charakterze praktycznej animacji przyrodniczej, trwającej 4 godziny(1h w salce, 3h w terenie) dla 10 osobowych grup, w sumie:130 osób; (konspekt ; załącznik nr 5.)
Odbiorcy i miejsce realizacji: Zajęcia dla dzieci szkół podstawowych, gimnazjów i młodzieży szkół średnich, prowadzone na terenach przyrodniczo cennych woj. k-p z uwzględnieniem obszarów NATURA 2000, zgodnie z podanym konspektem.
Osoby realizujące zadanie w formie szkoleń i warsztatów odpowiedzialne są za rekrutację uczestników szkoleń, animacji, zabezpieczenie miejsca szkolenia, przygotowanie materiałów edukacyjnych i pomocy naukowych. Przeprowadzenia zajęć zgodnie z opracowanym programem na podstawie załączonego konspektu, udokumentowanie zajęć na stosownych dokumentach oznakowanych logo projektu. Wykonanie dokumentacji zdjęciowej oraz promocji realizowanego projektu w mediach.
| Lp. | Szczegółowy zakres obowiązków i odpowiedzialności dla osób merytorycznych prowadzących zajęcia |
| 1. | Przygotowanie scenariusza zajęć bądź planu szkolenia, praktycznej animacji |
| 2. | Przygotowanie prezentacji multimedialnej szkolenia, praktycznej animacji |
| 3. | Rekrutacja osób uczestniczących w zaplanowanych zajęciach, zabezpieczenie miejsca szkolenia |
| 4. | Przygotowanie prezentacji oraz materiałów edukacyjnych (pomoce naukowe) |
| 5. | Organizacja i przeprowadzenie zajęć dydaktycznych potwierdzających realizację zajęć |
| 6. | Prowadzenie wymaganej dokumentacji zgodnie z wymaganą wizualizacją projektu z prowadzonych zajęć i przekazanie jej we właściwym czasie wskazanym w projekcie osobom zarządzającym |
| 7. | Udzielanie informacji o projekcie mediom i innym zainteresowanym podmiotom, promocja projektu wśród społeczeństwa. |
| 8. | Prowadzenie dokumentacji fotograficznej potwierdzającej realizację zajęć |
Część II
Święto Łąk - przyrodnicza przygoda ( impreza plenerowo-edukacyjna)
Miejsce imprezy: Teren województwa kujawsko –pomorskiego w pasie łąk nadnoteckich w Minikowie k/Nakła nad Notecią.
Ilość : 1
Liczba uczestników: min 500 osób
Termin i miejsce realizacji: czerwiec 2015 roku; Minikowo k/Nakła nad Notecią ( okres przygotowania imprezy od marca 2015 do czerwca 2015 r.)
Czas trwania: 10.00-15.00
Odbiorcy: min 500 osób (uczniowie szkół podstawowych wcześniej zgłoszonych wraz z opiekunami)
Opis imprezy plenerowej:
Impreza plenerowa mająca na celu promocję walorów przyrodniczych Województwa kujawsko-pomorskiego w tym łąk nadnoteckich, wchodzących w sieć obszarów Natura 2000, poprzez czynną edukację przyrodniczą w formie ciekawie przygotowanych animacji, warsztatów, pokazów tematycznych, konkursów, gier i zabaw. Wzbogacona o aspekty związane z ochroną środowiska naturalnego i promocją zdrowego stylu życia i odżywiania. Oferta skierowana do dzieci ze szkół podstawowych, rodzin z dziećmi, mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego.
Zajęcia prowadzone przez wykwalifikowaną grupę specjalistów z danej dziedziny oraz instytucje działające na rzecz racjonalnego korzystania ze środowiska i jego ochrony. Wszystkie działania realizowane w trakcie imprezy plenerowej „Święta Łąk” zmierzać będą do pogłębienia i ugruntowania wiedzy i właściwych postaw pro-ekologicznych. Zajęcia prowadzone przez specjalistów obejmować mają zagadnienia z dziedziny: ornitologii, botaniki, entomologii, zielarstwa, łąkarstwa, rękodzieła, żywienia itd Tematyka poszczególnych zajęć realizowana powinna być wg. załączonego programu(załącznik nr 6.) Impreza musi być oznakowana 4 banerami zgodnie z wymaganą wizualizacją projektu o wymiarach 0,5 m x 2m.
Uwaga:
1. Ze względu na organizację i umożliwienie korzystania z warsztatów jak największej liczbie osób do udziału w imprezie należy zaprosićszkoły podstawowe (klasy wraz z opiekunami) oraz rodziców z dziećmi po wcześniejszym zgłoszeniu na podstawie informacji w mediach, prasie i stronie internetowej.
2. Imprezie powinny towarzyszyć działania zmierzające do aktywnego spędzenia czasu na powietrzu: gry, zabawy, konkursy itp.
3. Szczegółowy program imprezy powinien zostać przygotowany przezzespół odpowiedzialny za jego organizację, przedłożony do akceptacji Zamawiającemu i podany w odpowiednim czasie do wiadomości.
W ramach organizacji imprezy Święto Łąk należy uwzględnić następujące koszty:
1) Osoby odpowiedzialne za organizację imprezy plenerowej Święto Łąk – 4 osoby
Przygotowania potrwają od marca 2015 do realizacji imprezy w czerwcu 2015 roku
| Lp. | Szczegółowy zakres obowiązków i odpowiedzialności osób odpowiedzialnych za organizację imprezy plenerowej Święto Łąk |
| 1. | Przygotowanie pełnej oferty imprezy plenerowej (warsztatów i działań towarzyszących) |
| 2. | Ustalenie konkretnej daty i miejsca w terenie |
| 3. | Przygotowanie podziału zadań i odpowiedzialności realizatorów poszczególnych zadań |
| 4. | Nawiązanie kontaktu z osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie warsztatów tematycznych w celu ustalenia scenariusza zajęć |
| 5. | Przygotowanie oferty i zaproszeń, programu imprezy, warunków uczestnictwa itd. podanie ich do mediów oraz umieszczenie na stronie internetowej (przygotowanie formularza zgłoszenia uczestnictwa w imprezie, zbieranie zgłoszeń, potwierdzenie udziału w imprezie), zgodnie z wizualizacją projektu |
| 6. | Koordynacja pracy ze wszystkimi realizatorami imprezy |
| 7. | Udzielanie informacji mediom i innym zainteresowanym podmiotom |
| 8. | Przygotowanie listy zadań dla kadry technicznej, ochrony i zabezpieczenia medycznego i sanitarnego (wydzielenie i oznakowanie terenu, postawienie namiotów, oznakowanie, wyposażenie, zadbanie o nagłośnienie, podłączenie wody i prądu, sanitariatów itd.) |
| 9. | Przygotowanie i rozesłanie listy zaproszeń dla gości |
| 10. | Przygotowanie zestawienia materiałowego dot. wyposażenia poszczególnych warsztatów |
| 11. | Zakup słomy i siana |
| 12. | Ustalenie konferansjerki, |
| 13. | Zlecenie i przygotowanie oznakowania zgłoszonych grup, pieczątek potwierdzających udział w poszczególnych warsztatach oraz legitymacji Młodego Przyrodnika |
| 14. | Przygotowanie harmonogramu zajęć dla zgłoszonych grup podczas święta łąk |
| 15. | Opracowanie regulaminów i protokołów konkursów |
| 16. | Zlecenie przygotowania banerów, właściwego oznakowania imprezy zgodnie z wymaganą wizualizacją projektu |
| 17. | Wykonywanie zdjęć dokumentujących działania projektowe |
| 18. | Zakup dyplomów, nagród rzeczowych, |
| 19. | Oraz wszelkie zadania wynikające i wchodzące w skład organizacji imprezy plenerowej jaką jest Święto Łąk (przyjmowanie grup, rejestracja, punkt informacyjny itd.) |
| 20. | Zabezpieczenie imprezy, |
| 20. | Zabezpieczenie poczęstunku dla uczestników imprezy |
2) Osoby merytoryczne prowadzące edukację ekologiczną (pokazy, animacje, warsztaty, konkursy itp.) w trakcie imprezy plenerowej Święta Łąk - 12 specjalistów merytorycznych
| Lp. | Szczegółowy zakres obowiązków i odpowiedzialności |
| 1. | Przygotowanie scenariusza warsztatów zgodnie z podanym tematem |
| 2. | Przygotowanie prezentacji, eksponatów, pomocy naukowych koniecznych do przeprowadzenia zajęć |
| 5. | Organizacja i przeprowadzenie zajęć dydaktycznych zgodnie z otrzymanym harmonogramem, |
| 6. | Prowadzenie wymaganej dokumentacji z prowadzonych zajęć i przekazanie jej we właściwym czasie wskazanym w projekcie osobom zarządzającym, |
| 7. | Udzielanie informacji o projekcie mediom i innym zainteresowanym podmiotom, promocja projektu wśród społeczeństwa. |
3) Służby pomocnicze konieczne do zabezpieczenia imprezy plenerowej Święto Łąk - ochrona
| Lp. | Szczegółowy zakres obowiązków i odpowiedzialności służb pomocniczych |
| 1. | Zabezpieczenie imprezy przez ochronę zgodnie z zawartą umową oraz Ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych |
4) Personel techniczny zatrudniony przy Święcie Łąk – 5 osób
| Lp. | Szczegółowy zakres obowiązków i odpowiedzialności personelu technicznego |
| 1. | Ogrodzenie wyznaczonego terenu pod imprezę. |
| 2. | Wykoszenie trawy |
| 3. | Przywiezienie namiotów oraz ich rozstawienie |
| 4. | Dostarczenie wyposażania (stoły, krzesła, lady itd) |
| 5. | Podłączenie prądu, wody |
| 6. | Oznakowanie terenu, drogi dojazdowej oraz poszczególnych namiotów i całej imprezy |
| 7. | Wytyczenie i oznakowanie parkingów |
| 8. | Podział siana i słomy pod poszczególne warsztaty wg. listy |
| 9. | Obsługa sanitariatów |
| 10. | Zabezpieczenie i rozmieszczenie koszy na śmieci |
| 11. | Uporządkowanie terenu po zakończeniu imprezy |
5) Zakup słomy i siana na imprezę plenerowo-przyrodniczą w ilości 400 kostek siana oraz 2 balotów słomy, służących jako siedziska oraz materiał dekoracyjno-użytkowy na wyposażeniu poszczególnych warsztatów.
6) Konferansjer prowadzący imprezę plenerową Święto Łąk – 1 osoba
| Lp. | Szczegółowy zakres obowiązków i odpowiedzialności konferansjera |
| 1. | Przygotowanie pełnej oferty informacyjnej dot. imprezy plenerowej (warsztatów i działań towarzyszących) |
| 2. | Utrzymanie stałego kontaktu z organizatorami imprezy |
| 4. | Nawiązanie kontaktu z osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie warsztatów tematycznych w celu promocji poszczególnych warsztatów |
7) Zakup materiałów niezbędnych do zorganizowania imprezy: taśma do wygradzania terenu, oznakowanie terenu, szpilki, sznurek, brystol, papier, pisaki, klej, kredki itp. W celu zabezpieczenia , wydzielenia, przygotowania i prowadzenia imprezy plenerowej.
8) Poczęstunek dla 500 uczestników imprezy plenerowej: z udziałem produktów regionalnych z dodatkiem ziół, owoców, warzyw, naturalnych soków oraz wody; promujących zdrowy styl odżywiania.
9) Zakup 30 nagród dla uczestników Święta Łąk: dyplomy, książki przyrodnicze, gry, mikroskopy. Nagrody stanowić mają materiał edukacyjny w temacie dot. poznawania i ochrony przyrody (książki przyrodnicze w postaci albumów, przewodników, atlasów, gry o charakterze przyrodniczym), a także mikroskopy do wykorzystania w pracy z przygotowanymi preparatami.
10) Przygotowanie przypinek i legitymacji – 1 osoba, która z powierzonego materiału i zgodnie z wymaganiami Zamawiającego wykona przypinki i legitymacje dla wszystkich zgłoszonych i przyjętych grup na imprezę plenerową (w celu identyfikacji poszczególnych grup). Zaplanuje wzór przypinki z wizerunkiem chronionych zwierząt i roślin), po zatwierdzeniu przez realizatorów wykona łącznie 500 przypinek oraz 500 legitymacji, w których zaznaczane będą dla każdego uczestnika sprawności zdobyte podczas udziału w poszczególnych warsztatach.
11) Przygotowanie 4 banerów – w formacie 0,5 m x 2 m z oczkowaniem metalowym na tkaninie banerowej w oparciu o dostarczone przez Zamawiającego projekty graficzne. Banery powinny być wykonane z materiału odpornego na warunki atmosferyczne w tym na promienie UV. Banery powinny być wykonane techniką pozwalającą uzyskać wysoką jakość, estetykę oraz czytelność zamieszczonej informacji, zgodnie z wymaganą wizualizacją projektu w celu właściwego oznaczenia imprezy plenerowo – przyrodniczej
Część III
Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia 4 akcji reklamowych w formie artykułów w prasie w celu promocji projektu i pozyskania uczestników.
1. Przedmiot zamówienia obejmuje łamanie tekstu, kreację graficzną oraz publikację reklamy. 2. Artykuły powinny być publikowane w prasie regionalnej obejmującej zasięgiem województwo kujawsko-pomorskie.
3. Reklama musi posiadać stosowne logotypy zgodnie z aktualnie obowiązującymi wytycznymi dotyczącymi promocji projektów realizowanych w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014. Obowiązek zapoznania się z ww. wytycznymi spoczywa na Wykonawcy.
4. Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia Zamawiającemu wersji reklamy przygotowanej do druku przed jej publikacją w celu wniesienia poprawek i zatwierdzenia.
5. Terminy realizacji:
W drugim okresie roku 2015 planuje się w miesiącu maj 1 akcję reklamową promującą imprezę plenerowo – edukacyjną „Święto Łąk”, w trzecim okresie 2 akcje reklamowe promujące szkolenia (w miesiącach wrzesień, listopad) oraz w miesiącu styczeń 2016 roku 1 akcja reklamowa podsumowująca przedsięwzięcia podejmowane podczas projektu. Wykonawca zobowiązany jest do opublikowania reklamy w terminie wspólnie uzgodnionym przez obie strony.
Część IV
Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania projektu graficznego oraz wydruk 2 rodzajów plakatów informacyjno-promocyjnych. W pierwszym okresie 2015 planuje się przygotowanie projektu plakatów informujących i promujących szkolenia, w drugim okresie 2015 planowany jest projekt plakatu promującego imprezę plenerowo- edukacyjną „Święto Łąk” oraz projekt zaproszeń w formacie A5. Zamawiający dostarczy Wykonawcy treści do opracowania plakatu oraz zaproszenia. Projekt plakatu oraz zaproszenia powinien zostać przedłożony zamawiającemu do akceptacji. Plakaty oraz zaproszenia powinny być wykonane techniką pozwalającą uzyskać wysoką jakość, estetykę, czytelność zamieszczonej informacji.
Część V
Druk plakatów promujących projekt.
Minimalne parametry techniczne plakatu:
- format A3,
- druk jednostronny, kolorowy
- papier kredowy powlekany, min. 170 g/m2, CMYK 4 + 0,
- nakład 200 sztuk.
Druk plakatów planowany jest w drugim okresie roku 2015 i obejmować będzie 120 plakatów informujących i promujących szkolenia oraz 80 szt. promujących imprezę plenerowo-edukacyjną „Święto Łąk”
System identyfikacji wizualnej na plakatach, zaproszeniach i banerach musi być spójny i zgodny z aktualnie obowiązującymi wytycznymi dotyczącymi promocji projektów realizowanych w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014. Obowiązek zapoznania się z ww. wytycznymi spoczywa na Wykonawcy.
IV. Termin wykonania zamówienia
Zamówienie będzie wykonywane w dniach: 26.02.2015 – 31.03.2016 r.
V. Opis sposobu przygotowania oferty
1. Oferta powinna być:
- Opatrzona pieczątką
- Posiadać datę sporządzenia
- Zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP
- Podpisana czytelnie przez wykonawcę
2. Każdy oferent musi mieć możliwość wystawienia faktury VAT lub rachunku.
3. Każdy oferent może złożyć tylko 1 ofertę. Oferta składana jest w jednym egzemplarzu
4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
VI. Miejsce oraz termin składania ofert
1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres, Gostynińsko – Włocławski Park Krajobrazowy ul. Zamkowa 11 Kowal poczta 87 – 820 Kowal, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres: Gostynińsko – Włocławski Park Krajobrazowy ul. Zamkowa 11; 87 – 820 Kowal, do dnia 23.02.2015 r.
2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
VII. Ocena ofert
1. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: Cena ofertowa – 100%
2. Zamawiający odrzuci ofertę jeśli:
- wykonawca nie spełnia warunków udziału w postępowaniu,
- jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania cenowego,
- jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
- zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,
- wykonawca nie uzupełnił wymaganych dokumentów.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania.
VIII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty
Ocena ofert zostanie dokonana w dniu 25.02.2015r., a wyniki i wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony o godzinie 12:00 w siedzibie Zamawiającego.
IX. Dodatkowe informacje
Dodatkowych informacji udziela: Bożena Błaszczyńska pod numerem telefonu tel.: 693 302 721
IX. Załączniki
1. Wzór formularza ofertowego – załącznik nr 1.
2. Oświadczenie dotyczące prowadzonej działalności zgodnej z przedmiotem – załącznik nr 2.
3. Konspekt pt. „Bioróżnorodność w aspekcie rolnictwa” - załącznik nr 3.
4. Konspekt pt. „Rolnictwo ekologiczne sprzymierzeniec środowiska naturalnego” - załącznik nr 4.
5. Konspekt pt. „Ekosystemy Doliny Noteci” - załącznik nr 5.
6. Program imprezy plenerowo edukacyjnej - Święto Łąk- przyrodnicza przygoda – załącznik nr 6.
Do pobrania:
Zapytanie ofertowe Nr EOG/2/2015 z załącznikami